Ön Muhasebe Yazılımı Neden Önemli?

Ön muhasebe, bir firmanın temel muhasebe adımlarını kontrol etmek ve takip etmektir. Firmanın nakit parası, stokları, müşterileri, çekleri, senetleri, banka hesapları gibi ana öğelerin kayıt ve takibi adına tercih edilir. Ödeme ve tahsilat kontrolü, kasa banka hesapları kontrolü, masraf takibi gibi adımlar ön muhasebelerin temelini atarlar. Tüm bu işlemleri firmanın ön muhasebe aşaması olarak görebiliriz.

Ön muhasebenin ilgilenmesi gereken belli başlı konular bulunmaktadır. Bunlardan ilki fatura ve irsaliye takibi olarak bilinir. Fatura ve irsaliye takibi, satış-alış işlemlerinizi oluştururken bu durumları kontrol etmenizi sağlar. Bunlardan ikinci konu müşteri-tedarikçi (cari) hesap takibidir. Şirketinizin müşteri ve tedarikçi hesaplarının toplamı cari hesap demektir. Tahsilat ve ödemelerin, alım ve satım durumlarının, borç ve alacak kontrollerin hepsi cari hesap ile gerçekleştirilir. Bir diğer konumuz olan stok giriş ve çıkış takibi, ürün alım satım yapan firmalar için depodaki eşyaların kontrol edilmesi için ciddi önem taşır. Satışı çok yapılan ürünlerin stok birikimi gerçekleşmede yeterli miktarda bulunmasına izin verebilirsiniz. En az satılan ürünler için ise yeni mal alımı hususunda farklı düşünceler ortaya koyabilirsiniz.

Ön muhasebenin ilgilenmesi gereken diğer konulardan biri çek ve senetlerin takibidir. Alışverişlerinizde nakit ve kart tercih etmediğiniz süreçlerde ödemelerinizi çek ya da senetle yapabilirsiniz. Bu durum çek ve senetlerin takibi için hayati önem taşır. Özellikle sizden borç karşılığında çek alıyor ve müşterinize olan borcunuz için çeki bozmadan çek cirolama işlemi gerçekleşiyorsa çek takibi yapmak bir zorunluluk haline gelir. Bir diğer konu olan banka ve kasa hesap takibi, bankaya yatırılan ya da çekilen paralar kapmasında ödenen çekler, gelen giden havale ve eftlerin hepsini içerir. Son konumuz ise çalışan takibi olmaktadır. Çalışan takibi, bilindiği üzere tüm firmaların yakından ilgilendiği ve maaş, prim avans, vergi giderleri gibi durumların takip edilmesini sağlar.

Tüm bu bahsettiklerimizden sonra ön muhasebenin karışık olduğunu ve kolay takip edilemeyeceğini söyleyebiliriz. Bunun için ön muhasebe yazılımları mevcuttur. Ön muhasebe yazılımı firmaya ait akla gelebilecek tüm mali işlerle ilgilenir. Ön muhasebe firmalar için şu sebeplerden dolayı önemlidir:

• Ön muhasebe yazılımı işletmenin alım ve satım hesaplarını belgeler. Ardından belgelediği bilgilere fatura keser ve takibini gerçekleştirir.
• Çek ve senet takibini yapar. Çek ve senetlerle yapılan ödemelerin kaydını tutar.
• Ön muhasebe yazılımı işletme stoğunun takibini yapar.
• Müşterilerden alınacaklarla beraber tedarikçilere gerçekleştirilecek ödemelerin borçlarının takibini yapar. Özetle cari hesap takibi yapar.
• Ön muhasebe yazılımı banka ve kasa hesap işlemlerini kontrol eder. Aynı zamanda nakit akışının takibini gerçekleştirir.
• Çalışanların maaş, yemek, yol benzeri giderlerinin takibini gerçekleştirir. Vergi giderlerini yönetir.

ERP programları da aynı şekilde firmalara, finansal yönetim yani ön muhasebe, satın alma, insan kaynakları ve üretim konusunda yardımcı olur. ERP programları veri tabanları çoğunlukla muhasebe, üretim, pazarlama, satış, tedarik zinciri ve başka alanlardan gelen verileri barındırır. Bu sayede işletme yöneticileri, iş süreçlerini otomatik hale getirmek ve birden fazla alanda ön görü oluşturmak adına ERP programını tercih edebilir.

ERP programı ve muhasebe programı arasındaki en büyük fark; muhasebe programının bir firmanın finansal etkinliklerini yönetmeye ve otomatikleştirmeye destek vermesi, ERP programının ise muhasebe işlevselliği gerçekleştirmesidir. Muhasebe daha çok defter tutmaya odaklanır ve finanslar verilerle sınırlı analiz yapabilir. ERP ise firmanın neredeyse birçok yönünü yönetir ve bütün iş faaliyetleri alanları için ön görü imkanı sunar. Bundan dolayı kendi alanınıza göre en doğru olan programı seçerek, firmanıza gereken faydayı sağlayabilirsiniz.